Detectar errores y fraudes, asegurar el cumplimiento normativo o aumentar el control del flujo de efectivo destacan entre los beneficios de la conciliación bancaria. A grandes rasgos, este procedimiento contable realiza un análisis comparativo entre los extractos y datos bancarios y los registros de la contabilidad interna de la empresa.
El objetivo de la conciliación bancaria es, por un lado, verificar la concordancia exacta entre los saldos contables y los bancarios y, por otro, identificar y justificar los posibles errores, omisiones y discrepancias en general. Este cotejo exhaustivo, que programas como Anfix, Banktrack o Holded han automatizado parcialmente, es una herramienta valiosa para anticipar crisis de liquidez y mejorar la estabilidad de los recursos financieros.
En este post se explica qué es la conciliación bancaria, cuáles son los descuadres más frecuentes y qué beneficios ofrece este proceso de comparación, esencial en la gestión contable general de cualquier empresa.
Conciliación bancaria: una breve definición
Según el Diccionario panhispánico del español jurídico (DPEJ), la conciliación bancaria es un «documento que determina la causa de las diferencias entre el saldo de los movimientos bancarios y los registros contables». En otras palabras, esta herramienta contable no se limita a verificar la coincidencia entre los asientos y transacciones de los registros contables y de los datos aportados por entidades bancarias, sino que identifica la causa de los posibles errores o desajustes.
Resuelta la cuestión de qué es la conciliación bancaria y para qué sirve, veamos a continuación los principales tipos de descuadres o discrepancias que pueden presentarse. En primer lugar, el desfase cronológico es fuente de numerosos errores de contabilidad. Ocurre cuando se anotan operaciones (depósitos en tránsito, cheques pendientes de cobro, etc.) antes de que el banco las haya procesado.
Asimismo, la omisión de cargos bancarios motiva multitud de descuadres. Se trata de comisiones y gastos por transferencia, mantenimiento de cuenta, etc., que el administrativo contable pasa por alto en sus registros diarios. Por otra parte, determinados lapsus (p. ej., la transposición de números) están en el origen de discrepancias significativas en la conciliación bancaria.
¿Cuáles son los beneficios de la conciliación bancaria?
Favorece la detección de errores
El error humano es inherente a la práctica contable, por más que las nuevas herramientas y software hayan automatizado las tareas más repetitivas de esta disciplina económica. La conciliación bancaria en España favorece la detección de fallos involuntarios en los registros bancarios y contables. Porque no siempre el error es atribuible al departamento financiero y contable de la empresa; en ocasiones, la entidad bancaria aplica comisiones duplicadas que conviene identificar cuando antes.
Previene el fraude
Los retiros no autorizados, las transacciones bajo sospecha, la manipulación de los registros y otras actividades fraudulentas amenazan la estabilidad financiera de la compañía. Aunque empiecen siendo goteras insignificantes, pueden convertirse fácilmente en una sangría que afecte a la salud financiera de la entidad. La conciliación bancaria ayuda a detectar el fraude y ponerle remedio a tiempo.
Mejora el control del efectivo y de las cuentas por cobrar
Maximizar el control de las entradas y salidas de fondos es otra de las ventajas de la conciliación bancaria. Esto proporciona una visión clara y precisa del estado de las cuentas bancarias, además de facilitar la gestión de las cuentas pendientes de cobro y de pago. De este modo, este procedimiento contable permite el rastreo de cheques y facturas por saldar.
Garantiza el cumplimiento de normativas
Las conciliaciones bancarias han demostrado facilitar el cumplimiento normativo o compliance en materia fiscal y contable. Esto permite eludir multas y sanciones administrativas que merman la rentabilidad y deterioran la reputación de la compañía. Asimismo, la aplicación rigurosa del Plan General de Contabilidad (PGC) o del Código de Buenas Prácticas Tributarias de la AEAT, entre otros, repercute positivamente en la imagen pública de la organización.
Proporciona una visión exacta de la situación financiera
Idealmente, el saldo disponible en los libros contables debe coincidir con el capital reflejado en la cuenta bancaria de la sociedad. Pero esta correlación no siempre es posible. Es importante, pues, velar porque las operaciones no registradas o los desfases temporales no generen discrepancias entre los registros contables y bancarios.
Lo anterior previene conflictos con las autoridades tributarias. También brinda una radiografía financiera fiable de los movimientos de tesorería y de las cuentas bancarias de la empresa, algo primordial para la toma de decisiones acertadas.